Office assistant / Secretaresse (RET09103)

Als Office assistant / secretaresse ben je het eerste aanspreekpunt en het visitekaartje van Stichting VALK. De mensen die bellen of binnenkomen kampen vaak met angstklachten en hebben soms jaren getwijfeld voordat ze de stap durfden te zetten. Voor hen is dat eerste contact spannend, dus jij staat ze rustig en met begrip te woord, legt geduldig uit hoe alles werkt (ook als het gaat om vergoedingen) en zorgt voor een warm welkom met de deur open en een kopje koffie of thee. In de praktijk behandel je de telefonische aanvragen, plan je intakes en eerste afspraken in en verzet je afspraken waar nodig. Je houdt de mail en de telefoon in de gaten en regelt de eerste ontvangst van cliënten. Het werk is afwisselend en je schakelt de hele dag tussen contact met cliënten en de organisatie achter de schermen. Daarnaast ondersteun je de elf behandelaren met allerlei administratieve taken, van het versturen van huisartsenbrieven en het printen van stukken tot het afrekenen van particuliere sessies. Voor de groepstrainingen zet je de boel klaar, en het inchecken voor de vlucht doe je samen met je collega. De behandelaren zijn zelfstandig en plannen hun vervolgafspraken vaak zelf, maar bij ziekte of een afzegging pak jij het weer op. Ook ondersteun je de bestuurder met uiteenlopende taken. Je denkt mee en neemt werk uit handen waar dat nodig is. Je notuleert het teamoverleg en je ondersteunt en notuleert bij de vergaderingen van de Raad van Toezicht. Je werkt samen met de andere secretaresses in een klein, hecht team waarin iedereen alles voor iedereen doet en het werk onderling wordt verdeeld. Op termijn word je ook betrokken bij het aanmeldteam, zodat je nog meer betekenis krijgt in het traject van de cliënt. Affiniteit met de GGZ of de zorg (ervaring binnen de GGZ is geen vereiste) Inlevingsvermogen en empathie om mensen met angstklachten rustig en geruststellend te woord te staan Sterke communicatieve vaardigheden, zowel aan de telefoon als in het persoonl