Office Assistant

Office Assistant Je werkdag begint met het openen van je eigen mailbox en de algemene mailbox. Vervolgens start je de telefooncentrale op en zorg je ervoor dat inkomende telefoongesprekken snel en correct worden doorverbonden naar de juiste collega's. In de mailbox vind je bijvoorbeeld verzoeken voor het regelen van een bloemetje voor een jubilaris en een nieuwe collega. Tussendoor gaat regelmatig de telefoon, maar door jouw vermogen om snel te schakelen zorg je ervoor dat alles soepel verloopt. Daarnaast beheer je de agenda van de Managing Director en stem je afspraken af. Je controleert bijvoorbeeld of een geplande afspraak doorgaat en zorgt ervoor dat de gereserveerde spreekkamer gereed is voor ontvangen gasten. Gedurende de dag ontvang je bezoekers op een gastvrije en professionele manier en ondersteun je bij uiteenlopende administratieve en facilitaire werkzaamheden. Als spil in de organisatie zorg je ervoor dat processen efficiënt verlopen en draag je bij aan een prettige en betrokken werksfeer. Collega's weten je gemakkelijk te vinden voor vragen, maar ook voor een informeel gesprek, waardoor je een belangrijke verbindende rol binnen de organisatie vervult. - Beheer van de telefooncentrale en het efficiënt en zorgvuldig doorverbinden en in contact brengen van binnenkomende telefoongesprekken en e-mails zodat sprake is van een optimale en prettige communicatie voor betrokkenen. - Je ontvangt bezoekers op een gastvrije en professionele wijze, registreert hen en begeleidt hen naar de juiste contactpersoon. - Je zorgt ervoor dat de receptie en ontvangstruimte representatief en verzorgd blijven. - Je ondersteunt bij diverse administratieve werkzaamheden, zoals correspondentie, postverwerking, beheer van kantoorartikelen. - Je ondersteunt bij interne en externe communicatie in afstemming met de Managing Director en/of Marketing & Sales. - Je beheert agenda's en vergaderzaalreserveringen en zorgt voor een efficiënte planning. - ...