Office Support Medewerker

Office Support Medewerker Uren per week: 24-32 Opleidingsniveau: HBO Ben jij administratief sterk en houd jij moeiteloos overzicht? Werk jij nauwkeurig, zie je niets over het hoofd en krijg je energie van een administratie die tot in de puntjes klopt? Ben jij iemand die zelfstandig verantwoordelijkheid neemt, werkzaamheden signaleert voordat anderen dat doen en zorgt dat acties ook écht worden afgerond? Dan zijn wij op zoek naar jou. Als Office Support Medewerker ben jij de administratieve spil van onze organisatie. Je helpt bij de financiële en projectadministratie, ondersteunt onze Office Manager met organisatorische en secretariële taken, en zorgt ervoor dat de dagelijkse bedrijfsvoering soepel verloopt. Van het verwerken van facturen en het bewaken van projectadministraties tot het beheren van contracten, het organiseren van facilitaire zaken en het opvolgen van actiepunten: jij houdt overzicht, werkt nauwkeurig en pakt zelfstandig door. Dankzij jouw gestructureerde manier van werken kunnen collega's zich volledig richten op hun projecten. Wat ga je doen? Project- en financiële ondersteuning • Ondersteunen bij de projectadministratie, waaronder projectregistratie, urencontroles en facturatie. • Controleren van administratieve gegevens en signaleren van afwijkingen. • Bewaken van openstaande acties, deadlines en administratieve voortgang. • Ondersteunen bij financiële administratieve werkzaamheden en contractbeheer. Office Support • Samen met de Office Manager zorgen voor een goed georganiseerde en professionele werkomgeving. • Coördineren van facilitaire zaken en onderhouden van contact met leveranciers. • Beheren van kantoorartikelen, facilitaire middelen en overige benodigdheden. • Organiseren van bijeenkomsten, lunches en andere interne activiteiten. • Beheren van de algemene mailbox en telefoon. • Ontvangst van bezoekers en het eerste gezicht van onze organisatie. Management- en organisatieondersteuning • Ondersteunen van de directie en het managementteam bij administratieve en organisatorische werkzaamheden. • Beheren van agenda's en plannen van afspraken. • Bewaken van actiepunten en zorgen voor een tijdige opvolging. • Ondersteunen bij uiteenlopende organisatiebrede projecten. IT & kwaliteit • Coördineren van praktische IT-zaken, zoals softwarelicenties, werkplekken en contact met externe IT-partners. • Ondersteunen bij de RI&E, kwaliteitsmanagement en organisatiebrede verbeterprojecten. • Signaleren van verbeterkansen en bijdragen aan efficiëntere administratieve processen. Wat breng je mee? • HBO werk- en denkniveau. • Ervaring in een administratieve ondersteunende functie, bijvoorbeeld als Office Support Medewerker, Administratief Medewerker of Managementassistent. • Ervaring met financiële administratie en/of projectadministratie. • Je werkt nauwkeurig, bent administratief sterk en houdt overzicht. • Je signaleert knelpunten en neemt zelfstandig initiatief om zaken op te lossen. • Je bent proactief, zelfstandig en weet prioriteiten te stellen. • Je communiceert gemakkelijk met collega's, leveranciers en externe partijen. • Ervaring met Microsoft 365; ervaring met administratieve systemen is een pré. Wat bieden wij? • Een veelzijdige functie met veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid. • Een afwisselende rol waarin projectondersteuning, finance en office support samenkomen. • Een nauwe samenwerking met de Office Manager, de algemeen directeur en het managementteam. • Arbeidsvoorwaarden conform de CAO voor Architecten (SFA). • Een salaris tussen € 3.002,- en € 4.235,- bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband. • 30 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband. • Een goede pensioenregeling. • Reiskostenvergoeding. • Een informele organisatie met korte lijnen en veel ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling. Ben jij als Office Support Medewerker de spil in onze organisatie? Solliciteer vandaag nog via en wie weet versterk jij binnenkort ons backoffice team. We kijken uit naar je reactie! Contact Geïnspireerd door onze visie? Wij staan voor u klaar.