Office Manager

• Vacature Office Manager Sommige functies zijn het kloppend hart van een organisatie. De plek waar alles samenkomt, waar mensen naartoe lopen met vragen, ideeën, problemen, successen en soms gewoon even voor een praatje. Binnen de HTM Groep, bestaande uit Bureau HTM, Adapt en ons nieuwe label Jezelf&Co, zoeken we precies zo iemand. Iemand die overzicht brengt, energie geeft, structuur aanbrengt en plezier krijgt van het schakelen tussen mensen, projecten en labels. Als Office Manager ben jij degene die onze labels verbindt. Je zorgt dat alles klopt en doorloopt. Je bent de stille kracht achter de schermen en het zichtbare aanspreekpunt op kantoor en je bouwt mee aan groei, professionalisering en werkgeluk van onze organisatie. Wat ga je doen Je begint je dag met het openen van de mailboxen van de drie labels. Je ziet nieuwe aanmeldingen voor trainingen binnenkomen, vragen van klanten, verzoeken van trainers en een reminder dat er certificaten verstuurd moeten worden. Je plant trainingen in Mentor, checkt of de ruimtes op kantoor beschikbaar zijn en schakelt met actrices en zzp-trainers om de planning rond te krijgen. Tussendoor stem je met allerlei zaken met collega's af en zorg je ervoor dat iedereen zich kan focussen op de uitvoering van het werk. Later op de dag schuif je aan bij een intern labeloverleg, dat jij voorzit. Je bewaakt de voortgang, verdeelt acties en zorgt dat iedereen weet wat er moet gebeuren. Je werkt offertes na om te controleren of alles volledig wordt uitgevoerd, belt met een samenwerkingspartner en verwerkt inkomende en uitgaande facturen. Je houdt de kantoorbezetting in de gaten, bestelt boodschappen en kantoorartikelen, regelt inventaris en zorgt dat het kantoor er altijd uitnodigend uitziet. Je beheert agenda's, plant gezamenlijke dagen en bewaakt de rust in de planning. Ondertussen ben jij degene die commerciële lijsten uitwerkt, abonnementen beheert en meedraait in projectgroepen met klanten. En wanneer iemand even niet weet waar iets staat, hoe iets werkt of wie iets moet oppakken? Dan komen ze bij jou. Jij bent het ankerpunt van de organisatie. Wat deze rol extra bijzonder maakt Omdat je werkt voor drie labels binnen de HTM Groep, beweeg je continu tussen verschillende stijlen, doelgroepen en dynamieken. Dat betekent dat je werk nooit eentonig is. Je schakelt tussen zakelijke klanten, trainers, cursisten, interne collega's, actrices, zzp'ers en partners. Je bent organisator, planner, verbinder, kwaliteitsbewaker en gastheer/gastvrouw in één. Daarnaast krijg je een interne positie waarin je meedenkt over beleid, processen en groei. Je bent zijdelings betrokken bij Marketing, HR, Sales en Werving & Selectie, maakt afspraken met zzp'ers en bent het eerste aanspreekpunt voor stagiaires. Je bent dus niet alleen uitvoerend, maar ook richtinggevend. Bovendien ben je verantwoordelijk voor het opstellen en uitsturen van facturen en ben je daarnaast bezig met het neerzetten van een goed debiteuren- en crediteuren beleid. Wat we zoeken in jou Je bent iemand die energie krijgt van regelen, structureren en vooruitdenken. Je ziet werk liggen, houdt van overzicht en vindt het leuk om met veel verschillende mensen te schakelen. Je bent communicatief sterk, commercieel scherp, administratief nauwkeurig en organisatorisch ijzersterk. Daarnaast beschik je over HBO werk- en denkniveau. Je voelt je thuis in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is. Je houdt ervan om processen te verbeteren, mensen te verbinden en een kantoor te laten draaien als een goed geoliede machine. En bovenal: je hebt plezier in je werk en straalt dat uit. Waarom werken bij de HTM Groep? Je komt terecht in een organisatie waar alles draait om mensen. Waar zowel de groei van onze klanten als die van jou centraal staat. Waar je werkt in een team dat betrokken, warm en ambitieus is. Waar je ruimte krijgt om mee te bouwen aan drie labels die elkaar versterken en samen een unieke positie innemen rondom leren, ontwikkelen en organisatiegroei. Je wordt onderdeel van een groep die gelooft dat leren leuk moet zijn, dat ontwikkeling begint bij bewustwording en dat echte groei ontstaat wanneer mensen hun eigen koers bepalen. Klaar om het hart van de HTM Groep te worden? We ontmoeten je graag. Stuur ons je motivatie en cv naar - - , en wie weet ben jij binnenkort degene die onze labels nóg beter laat draaien. Praktische informatie Startdatum: bij voorkeur 1 september, in overleg mogelijk Loonindicatie: €2.750 - €3.750 bruto per maand, afhankelijk van werkervaring Werkweek: 24 tot 40 uur, in overleg Vakantie: 25 vakantiedagen per jaar bij fulltime dienstverband Vakantiegeld: 8% van het bruto jaarsalaris Pensioen: opbouw via de werkgever Wij zijn Bureau HTM, Human Talent Motivators.