Office Manager/ Personal Assistant (RET09094)

Je bent het eerste aanspreekpunt van het kantoor, aan de telefoon en per mail. Elk gesprek vraagt een andere aanpak: de ene beller heeft een praktische vraag, de andere is geïrriteerd of staat onder druk. Jij behoudt altijd je kalmte en handelt elk contact rustig en professioneel af. Daarnaast ben je het directe verlengstuk van de directeur. Je beheert zijn agenda, plant afspraken in en zorgt dat hij zich volledig op zijn werk kan richten. Als hij er niet is, hou jij het kantoor draaiende: je bewaakt de mailboxen, zorgt dat berichten de juiste persoon bereiken en pakt lopende zaken op. Voor de administratie verwerk je de facturatie, houd je een specifieke financiële rekening dagelijks bij en stuur je herinneringen uit bij openstaande posten. Meldingen die binnenkomen via het vastgoedloket registreer je in het systeem en zet je door naar de juiste eigenaar of dienstverlener. MBO/ HBO Werk en denkniveau. Werkervaring in een vergelijkbare functie. Stressbestendig en klantgericht, ook als de toon aan de telefoon niet vriendelijk is. Stevig in je schoenen en niet op je mondje gevallen. Vertrouwd met administratieve werkzaamheden. Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift. Voldoende Engels voor eenvoudige gesprekken met anderstalige contacten. Snel wegwijs in nieuwe systemen en software. Zelfstandig, nauwkeurig en proactief.