Office Manager

iT novative Uw IT Specialist Ervaren office manager (32 - 40 uur) Ben jij die commerciële duizendpoot die de meest uiteenlopende zaken moeiteloos geregeld krijgt? Schouders eronder en meters maken? Vind je het leuk om te schakelen tussen verkoop, inkoop, planning en facturatie? Zie je het als een uitdaging om hierbij AI in te zetten zodat je meer tijd hebt om je te focussen op het persoonlijke, menselijke aspect? Dan zijn wij op zoek naar jou! Over iT-novative iT-novative is een allround ICT-dienstverlener die sinds 2009 bedrijven volledig ontzorgt op ICT-gebied. We werken met een klein, hecht team vanuit Beuningen en bedienen klanten in een straal van ongeveer 100 km. Onze klanten zijn voornamelijk mkb-bedrijven van 5 tot 150 werkplekken, actief in sectoren zoals zorg, consultancy, zakelijke dienstverlening en R&D. Onze kernwaarden? Betrouwbaar, meedenkend, ontzorgend, nauwkeurig, persoonlijk en proactief. Wat ga je doen? Als office manager ben jij de spil van ons bedrijf. Je schakelt moeiteloos tussen klant, leverancier en ons technische team. Je bent verantwoordelijk voor een breed takenpakket, waaronder: Verkoop & Offertes • Voeren van verkoopgesprekken (telefonisch of per mail) • Selecteren van passende producten en diensten • Opstellen, versturen en opvolgen van offertes • Verwerken van orders en koppelen aan tickets • Maken van pakbonnen en afstemmen van leveringsafspraken Inkoop & Voorraadbeheer • Bestellen van hardware/software bij de juiste leveranciers • Prijsvergelijkingen uitvoeren en levertijden bewaken • Contact onderhouden met leveranciers Contractbeheer • Aanmaken, wijzigen en verlengen van klantcontracten • Signaleren van overschrijdingen in gebruik Facturatie & Administratie • Controleren van uren en verwerken van facturatie • Factureren van hardware/software/abonnementen en diensten op basis van offertes of supportopdrachten • Verzenden van herinneringen en opvolgen van incasso's Extra taken (optioneel, maar gewaardeerd!)) • Ondersteuning bij de planning van werkzaamheden • Meedenken over procesverbeteringen en standaardisatie Jouw rol binnen ons team Omdat wij niet van hokjes houden, blijft jouw functie niet beperkt tot alleen de standaard binnendiensttaken. De focus ligt bij aanvang op het commerciële en administratieve proces, maar op basis van jouw kennis, vaardigheden en ambitie bepalen we samen de verdere invulling en doorgroei van jouw functie. Je ziet het als een uitdaging om jouw bijdrage te leveren aan een dynamisch, groeiend bedrijf en bent een echte teamplayer. Omdat we met een klein team werken, maakt jouw inzet direct een verschil. Je bent dus geen nummer, maar een belangrijk onderdeel van onze machine. Je werkt klant- en oplossingsgericht en ziet het als je taak om klanten, leveranciers en collega's op de juiste wijze te informeren. Dit kun je zowel mondeling als schriftelijk in foutloos Nederlands én Engels. Wat breng jij mee? • Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie of een financiële / commerciële achtergrond • Ervaring met Excel en de basisprincipes van een boekhoudpakket & ticketsysteem • Affiniteit met ICT is een pré maar geen noodzaak • Je bent zelfstandig, nauwkeurig en klantgericht • Je communiceert professioneel en prettig in zowel Nederlands als Engels, met oog voor taalgebruik en spelling • Je vindt het leuk om in een klein team te werken en pakt ook graag andere taken op als dat nodig is • Je vindt het leuk om AI in te zetten om jouw werk gemakkelijker, sneller en beter uit te kunnen voeren Wat bieden wij jou? • Een afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid • Een informele werksfeer met korte lijnen en veel vrijheid • Ruimte voor eigen initiatief en persoonlijke ontwikkeling • Marktconform salaris en goede secundaire arbeidsvoorwaarden • Werken bij een groeiend bedrijf met een duidelijke visie en toekomstplannen • Laptop & telefoon van de zaak • Reiskostenvergoeding Vul dan het formulier hieronder in en dan kun je binnen een week reactie van ons verwachten. iT-novative is lid van Businessclub Beuningse Boys en sponsort hiermee ook de voetbalvereniging.