Office & Administratief medewerker

Mbo- of hbo-werk- en denkniveau. Je werkt secuur én vlot dankzij je uitstekende digitale vaardigheden. Je ziet wat er moet gebeuren en wacht niet tot iemand het vraagt. Je vindt administratie leuk en neemt hier eigenaarschap in. Je bent niet bang om klanten of leveranciers na te bellen. Je bent gastvrij, behulpzaam en duidelijk in je communicatie. Je vindt het fijn om veel op kantoor aanwezig te zijn. Je staat open voor nieuwe tools, AI en procesautomatisering. Je woont in de buurt van Helmond of vindt reizen naar kantoor geen probleem. Ervaring met Gripp, Google Workspace, Slack of Loket is mooi meegenomen, maar geen must. Ben jij zo iemand die de kantoordeur opendoet met een glimlach, maar ook precies weet welke factuur nog opgevolgd moet worden? Dan pas jij misschien heel goed bij ons. We zoeken namelijk een vrolijke office manager. Je zorgt dat het kantoor lekker draait, de administratie klopt en iedereen zich welkom voelt. Van openstaande facturen tot een goed gevulde voorraadkast, jij regelt het. Wat ga je doen? Als Office manager ben je onderdeel van Team Office en werk je onder leiding van Ilse. Je combineert administratie met office management, ongeveer fify fifty. Je verwerkt facturen, volgt betalingen op, neemt de telefoon aan, ontvangt bezoekers en ziet wat er nodig is op kantoor. Je vervangt een collega die deze rol jarenlang heeft ingevuld. Er ligt dus een fijne basis, maar er is ook ruimte om processen te optimaliseren te maken. Denk aan het veranderen van werkwijzen, automatisering of praktische inzet van AI. Dit doe je allemaal Telefoon opnemen en de administratie inbox beheren. Gasten ontvangen en zorgen dat het kantoor netjes en gastvrij is. Boodschappen, lunch, voorraad, post en kantoorartikelen regelen. Inkoopfacturen, bonnetjes en declaraties verwerken. Verkoopfacturen maken en maandelijkse contractfacturen sturen. Openstaande facturen opvolgen en klanten nabellen als dat nodig is. Controleren of offertes goed zijn ingepland en gefactureerd. Loon en belastingaangifte doen. Ondersteunen bij praktische administratie rondom collega en salarisverwerking. Kleine attenties, cadeaus en teamactiviteiten organiseren. Meedenken over procesverbetering, automatisering en slimme inzet van AI.