Managementondersteuner RIVM

Als managementondersteuner RIVM ben jij de schakel in de dagelijkse ondersteuning van de afdelingshoofden van P&O en Labbeheer. Je houdt overzicht over agenda's, mailboxen en lopende werkzaamheden en zorgt ervoor dat afspraken, informatie en acties op tijd geregeld zijn. Je denkt vooruit, ziet wat er nodig is voordat erom gevraagd wordt en neemt zelfstandig praktische werkzaamheden uit handen. Dankzij jouw ondersteuning verlopen processen soepel en kunnen collega's zich richten op hun eigen werkzaamheden. Jouw werkzaamheden: - Beheren van agenda's en mailboxen, waarbij je afspraken plant, prioriteiten stelt en zorgt voor een tijdige opvolging van acties. - Organiseren en voorbereiden van overleggen, afspraken en bijeenkomsten, inclusief de praktische coördinatie. - Bewaken van deadlines, actiepunten en informatiestromen, zodat werkzaamheden volgens planning verlopen. - Opstellen, verwerken, ordenen en archiveren van documenten en correspondentie, zodat informatie altijd goed vindbaar is. - Notuleren van vergaderingen, vastleggen van actiepunten en zorgen voor een correcte opvolging en terugkoppeling. Je werkt 32 uur per week en start zo snel mogelijk. Je werkt hybride: deels vanuit huis en minimaal 50% op kantoor in Bilthoven. Naar verwachting verhuist de werklocatie eind 2026 of begin 2027 naar het Utrecht Science Park. Functie-eisen: Je bent een proactieve en zelfstandige ondersteuner die graag overzicht bewaart en vooruitdenkt. Je ziet wat er nodig is, pakt werkzaamheden zelfstandig op en denkt mee over praktische oplossingen. Daarbij werk je nauwkeurig, communiceer je helder en vriendelijk en ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Dankzij jouw dienstverlenende instelling weten collega's dat ze op jou kunnen rekenen. Verder heb jij: - Mbo-4 werk- en denkniveau en een afgeronde administratieve opleiding. - Ervaring in een secretariële of managementondersteunende functie binnen een grotere of complexe organisatie. - Ervaring met MS Office