Managementondersteuner Ministerie van Buitenlandse Zaken

Als managementondersteuner bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken ben je verantwoordelijk voor het organiseren en coördineren van uiteenlopende werkzaamheden binnen de Hoofddirectie Postennet. Je ondersteunt de directeur van de Hoofddirectie Postennet (HDPN) en de plaatsvervangend directeur HDPN en zorgt ervoor dat de dagelijkse processen soepel verlopen. Je bent een belangrijke schakel binnen het team en houdt overzicht over verschillende dossiers, afspraken en acties. Je werkt zelfstandig, denkt actief mee en signaleert tijdig wat nodig is. Een greep uit jouw taken: - Beheren van de agenda's van de directeur HDPN en plaatsvervangend directeur HDPN en zorgen voor een efficiënte planning. - Voorbereiden van vergaderingen, bijeenkomsten en gesprekken, inclusief het verzamelen en beheren van benodigde stukken. - Organiseren van overleggen binnen het team, waaronder het voorbereiden van agenda's en verzorgen van verslaglegging. - Beheren van de gezamenlijke postbus van HDPN en zorgen voor een juiste en tijdige doorgeleiding van informatie. - Opstellen, beheren en actualiseren van contactlijsten van belangrijke interne en externe partners binnen het postennet. - Ondersteunen bij administratieve processen, dossiervorming en correspondentie. - Beheren en actualiseren van interne communicatiekanalen, zoals de HDPN-intranetsite. - Ondersteunen bij interne publicaties en communicatie richting collega's binnen BZ. - Coördineren van organisatorische werkzaamheden rondom regionale ondersteuningsscans en inspecties, zoals planning en communicatie. Je start op 31 augustus 2026 en gaat aan de slag tot en met 27 februari 2027. Je werkt 32 tot 36 uur per week. Functie-eisen: Als managementondersteuner ben je georganiseerd, oplossingsgericht en werk je gestructureerd. Je vindt het prettig om in een dynamische omgeving verschillende werkzaamheden tegelijk te coördineren en weet daarbij altijd het overzicht te bewaren. Je bent een proactieve collega die vooruitdenkt, g