Managementondersteuner Directie RVO Den Haag

Directeur zijn binnen een organisatie met meer dan 6.000 medewerkers is een uitdagende taak. Er wordt veel van hen verwacht en het behouden van overzicht is niet eenvoudig. Daarom ben jij als managementondersteuner voor de directeuren een onmisbare steunpilaar binnen RVO. Wat ga je doen? Als managementondersteuner van de directie creëer je rust in een vaak hectische omgeving. Jij zorgt voor structuur en overzicht, signaleert op tijd wat aandacht nodig heeft en neemt zelf initiatief om je directeur te ontzorgen. Dankzij jouw ervaring heb je weinig sturing nodig en denk je altijd een paar stappen vooruit: je ziet welke vergaderingen prioriteit hebben, bewaakt deadlines voor stukken en regelt de logistiek rondom afspraken. Zo kan de directeur zich volledig richten op de inhoud. Jij bent het aanspreekpunt voor relaties, regelt vergaderzalen en regelt zelfs externe inhuur: zoals het aanpassen, opstellen of verlengen van contracten. Daarnaast ben je een belangrijk onderdeel van het directiesecretariaat: een professioneel team van 21 managementondersteuners. Samen wisselen jullie inzichten uit, stemmen processen af en vervangen elkaar waar nodig. Het gaat nu om de functie van ‘vliegende keep'. Dat betekent dat je iemand bent die flexibel is en verschillende taken op zich neemt. Je bent emand die snel inzetbaar is om gaten op te vullen en bij te springen waar dat op dat moment nodig is. Zo draag je bij aan de kwaliteit van het hele secretariaat. Wat je verder doet? - Concepten schrijven voor correspondentie en het afhandelen van e-mails, telefoontjes en post. - Het verzamelen, archiveren (o.a. in iBabs) en bewaken van vergaderstukken en annotaties, inclusief communicatie van deadlines naar betrokkenen. - Het organiseren van vergaderingen, bestuurlijke overleggen, werkbezoeken en externe evenementen (vaak in samenwerking met de secretaris, bestuursadviseurs en communicatieadviseurs). - Het bijhouden van overzichten en openstaande acties en zorgen dat deze worden o