Managementondersteuner Bestuurlijke Zaken (Asiel & Migratie)

ft 31329 Je ondersteunt de Secretaris en Adviseur Asiel & Migratie van de Commissaris van de Koning in een bestuurlijke omgeving waar veel gebeurt. Met jouw organisatietalent, overzicht en nauwkeurigheid zorg je dat afspraken, administratie en processen soepel verlopen. Je schakelt snel, houdt regie op de dagelijkse ondersteuning en denkt proactief mee waar dat nodig is. Dankzij jouw servicegerichte aanpak lever je een belangrijke bijdrage aan de werkbaarheid en professionaliteit van het team. Wat ga je doen - Je voert complex agendabeheer uit en plant, wijzigt en bewaakt afspraken. - Je beheert de mailbox door e-mails te beoordelen, prioriteren, af te handelen en uit te zetten. - Je bereidt overleggen, bestuurlijke bijeenkomsten, werkbezoeken en afspraken voor. - Je notuleert vergaderingen en stelt actie- en besluitenlijsten op en bewaakt deze. - Je beheert, actualiseert en vult logboeken, dossiers en administratieve registraties aan. - Je verwerkt, controleert en archiveert documenten en ontvangen informatie. - Je stelt correspondentie, notities en andere bestuurlijke stukken op, redigeert en verwerkt deze. - Je bewaakt deadlines en volgt gemaakte afspraken op. - Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief de praktische voorbereiding. - Je onderhoudt contact met interne collega’s en externe partners, zoals gemeenten, ministeries, veiligheidsregio’s en andere samenwerkingsorganisaties. - Je signaleert knelpunten en draagt actief bij aan een efficiënte ondersteuning. - Je verricht overige secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden. Eisen - Je beschikt over een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4. - Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner, bestuurssecretaresse of directiesecretaresse. - Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer en administratieve ondersteuning. - Je hebt aantoonbare werkervaring met Microsoft Outlook, Word, Excel, Teams en dig.