Management assistent voor het MT, afdeling Financiën

Ben jij een zelfstandige management assistent die hoofd- en bijzaken kan onderscheiden? Goed prioriteiten kan stellen en communicatief vaardig is? Houdt van plannen en organiseren? Kom dan jouw talenten inzetten en verder ontwikkelen bij NWO! Wat ga je doen? Als allround management assistent (m/v/x) ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van het Management van de afdeling Financiën. Het Management Team bestaat uit het Hoofd Financiën en drie Teamleiders. Je ondersteunt met name het Hoofd Financiën op het gebied van secretariële-, organisatorische- en administratieve werkzaamheden. De Teamleiders ondersteun je bij het maken van afspraken met het hele team of bij grotere bijeenkomsten. In de praktijk betekent dit o.a.: Beheren van de agenda van het Hoofd Financiën Coördineren van MT-bijeenkomsten: agenda samenstellen, selecteren, verzamelen en verspreiden benodigde stukken Ondersteunen van de drie Teamleiders van afdeling Financiën Organisatorisch ondersteunen bij het plannen van grote NWO brede bijeenkomsten vanuit de P&C kalender ter de bespreking van de interne voortgangsrapportages en jaarplannen Controleren en het laten fiatteren van facturen Organiseren van afdelingsdagen en teambijeenkomsten Ondersteunen bij werving en selectie en instroom van nieuwe medewerkers Ondersteunen bij afdelingszaken op het gebied van IT, facilitair en administratieve werkzaamheden zoals regelen van ontvangsten, lunches en is bestelgemachtigde voor de afdeling Daarnaast ben je iemand die operationele knelpunten in de manier waarop het werk wordt uitgevoerd opmerkt en doe je suggesties voor betering. Vragen en (spoed) kwesties handel je zelfstandig af, je doorziet problemen en legt oplossingsmogelijkheden voor aan de leidinggevende. Er zullen in de aankomende tijd onder aansturing van het Hoofd Financiën, een aantal grote (interne) verbeterprojecten in gang worden gezet. Ook hier zal jouw ondersteuning worden gevraagd. Denk aan het beheren van de agenda voor de stuurgroep Optimalisatie Financiën en zorgdragen dat benodigde informatie tijdig wordt aangeleverd of opgevraagd. Tot slot zorg je voor professionele informatievoorziening van de afdeling, zoals het publiceren van content op intranet en communicatie naar de hele afdeling via Teams. Ook het beheren van de Teams omgeving ligt bij jou. Kortom, een brede, afwisselende functie waarbij geen dag hetzelfde is! Dit breng je mee Mbo+ werk- en denkniveau, en in bezit van een opleiding op het gebied van managementondersteuning Inzicht in organisatie-inrichting, werkprocessen en oog voor interne- en externe verhoudingen Kennis en ervaring met projectmanagement Uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift Ruime ervaring met MS-Officepakket, Teams en digitaal/papierloos werken Belangrijke competenties voor deze functie zijn pro-activiteit, flexibiliteit, zelfstandigheid, organisatietalent, oplossingsgerichtheid. Affiniteit met financiën is een pre. Uit je cv blijkt dat je ervaring hebt als assistent van een afdelingshoofd. Hier kom je te werken Binnen de afdeling Financiën zorgen we er onder andere voor dat geld dat we krijgen van onze partners om te verdelen onder wetenschappers en onderzoekers, goed terecht komt. Het spreekt voor zich dat daarbij aandacht en zorgvuldigheid belangrijk is. Er werken circa 50 medewerkers verdeeld over 4 teams. Dit zijn de teams: Financiële Administratie, Control, Concern Control en Proces & Kwaliteit. Als managementassistent val jij direct onder het hoofd Financiën. We vinden het als afdeling Financiën belangrijk om toekomstbestendig te zijn, we investeren in de ontwikkeling en het werkplezier van onze medewerkers. Samen staan we voor de realisatie van onze ambities, of je nou een _ong talent of een doorgewinterde professional bent. Dit bieden wij jou Een uitdagende en maatschappelijk relevante baan voor 32-38 uur in een enthousiast en collegiaal team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden volgens de Collectieve Arbeidsvoorwaarden