Management Assistant

Management Assistant (0.8-1.0 fte) Eindhoven Functie Als Management Assistant ondersteun je primair HR bij het organiseren, plannen en coördineren van benoemingsadviescommissies en selectieprocedures binnen onze internationale faculteit. Je zorgt ervoor dat deze processen zorgvuldig, tijdig en professioneel verlopen. Daarbij werk je nauw samen met HR, vacaturehouders, commissieleden, kandidaten en andere betrokkenen binnen en buiten de organisatie. In deze functie is het belangrijk dat je een sterk organisatietalent bent. De werkzaamheden zijn divers, vragen om overzicht en zorgvuldigheid en lopen vaak tegelijkertijd naast elkaar. Je weet prioriteiten te stellen, houdt grip op complexe agenda's en planningen en kunt snel schakelen tussen verschillende processen, personen en belangen. Je signaleert tijdig waar knelpunten kunnen ontstaan en onderneemt actie om ervoor te zorgen dat afspraken en procedures goed blijven verlopen. Je bent organisatiesensitief en begrijpt dat communicatie binnen een academische en bestuurlijke omgeving zorgvuldig moet worden afgestemd op de situatie en de gesprekspartner. Je weet professioneel te communiceren met onder andere hoogleraren, bestuurders, commissieleden, HR-collega's, kandidaten en externe betrokkenen. Daarbij bewaak je niet alleen de praktische voortgang, maar ook de toon, zorgvuldigheid en betrouwbaarheid van het proces. Je brengt structuur aan in complexe agenda's, bewaakt deadlines, verzamelt en verspreidt de juiste informatie en zorgt ervoor dat alle organisatorische en secretariële randvoorwaarden goed geregeld zijn. Je bent daarmee een belangrijke schakel in het soepel laten verlopen van benoemings- en selectieprocessen. Wanneer er geen of minder werkzaamheden zijn rondom benoemingsadviescommissies, ondersteun je het bestuurssecretariaat bij organisatorische, secretariële en facilitaire werkzaamheden. Daarmee draag je bij aan een professionele ondersteuning van zowel HR-processe...