Executive Assistant Directie im

Mail ons: Inventiv Executive Assistant Directie IM | Zeist | 36 uur Regio: Utrecht Plaats: Zeist Informatie over de organisatie: Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een ervaren Executive Assistant die twee directieleden ondersteunt. In deze rol zorg je ervoor dat zij optimaal hun werk kunnen doen door hen proactief te ondersteunen bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je beheert complexe agenda's en mailboxen, ondersteunt bij besluitvorming en bent een belangrijke schakel tussen de directie, collega's en externe relaties. Daarnaast maak je deel uit van een team van Executive Assistants. Samen zorgen jullie voor een goede samenwerking, continuïteit en een efficiënte werkwijze. Je denkt mee over verbeteringen in processen, bewaakt de voortgang van acties en zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen. Volledige omschrijving: Werkzaamheden - Beheren van complexe agenda's en mailboxen; - Voorbereiden en coördineren van MT-vergaderingen en bestuurlijke overleggen; - Bewaken van actiepunten, deadlines en besluitvorming; - Beheren van digitale werkomgevingen, zoals Microsoft Teams, SharePoint en Ibabs; - Verwerken en controleren van facturen; - Ondersteunen bij presentaties, rapportages en andere managementdocumenten; - Organiseren van nationale en internationale reizen, bijeenkomsten en evenementen; - Onderhouden van contact met interne en externe stakeholders. Wie ben jij? - Je hebt minimaal 7 jaar ervaring als Executive Assistant, Directiesecretaresse of in een vergelijkbare functie; - Je hebt een afgeronde secretariële opleiding, bij voorkeur richting Directiesecretaresse; - Je hebt ruime ervaring met complex agenda- en mailboxbeheer voor directie of senior management.;; - Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk; - Je bent bekend met Microsoft 365, Office 365 Copilot en Ibabs; - Je werkt gestructureerd, proactief en zelfstandig en weet goed prioriteiten te...