Directiesecretaresse

- Rockx Professionals Directiesecretaresse - 3072 AP Overheidsinstellingen Nederland Detachering Standaard Vast / Tijdelijk 40 2652 Dienstverband: 40 uur Ben jij een ervaren directiesecretaresse die energie krijgt van een dynamische werkomgeving? Voor Gemeente Rotterdam is er een uitdagende positie beschikbaar waarin je een cruciale rol speelt in het ondersteunen van de directie. Deze functie vraagt om iemand die overzicht bewaart, prioriteiten stelt en soepel schakelt tussen verschillende taken. Klinkt dit als iets voor jou? Lees dan snel verder! Over deze werkgever Jij gaat werken bij Gemeente Rotterdam, binnen het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning. Dit cluster vormt de spil van de gemeentelijke organisatie en ondersteunt het college van burgemeester en wethouders. De werkzaamheden vinden voornamelijk plaats op locatie in Rotterdam, waarbij flexibiliteit wordt gevraagd om deels op kantoor en deels vanuit huis te werken. Woensdag is de vaste samenwerkdag op locatie De Rotterdam. Wat ga je doen? Als directiesecretaresse ben jij de steunpilaar van de directie. Je beheert complexe agenda's, organiseert vergaderingen en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Jij bent het eerste aanspreekpunt en weet precies wat prioriteit heeft. Hieronder vind je een overzicht van jouw belangrijkste taken: - Beheren van twee dynamische agenda's en het stellen van prioriteiten; - Structureren en beheren van mailboxen, inclusief het verwerken van documenten in iBabs; - Organiseren en voorbereiden van vergaderingen, inclusief het verzorgen van de benodigde stukken; - Zorgdragen voor een efficiënte administratieve workflow en documentbeheer; - Afhandelen van spoedverzoeken en het ontzorgen van de directie; - Meedenken over procesverbeteringen en het moderniseren van het secretariaat; - Snel eigen maken van nieuwe systemen en deze optimaal benutten. Wat neem jij mee? Jij bent een proacti...