Directiesecretaresse

Directiesecretaresse Eindhoven Korte omschrijving Als directiesecretaresse bij onze klant DAF Trucks ondersteun je de Chief Engineer (CE) Engine Development en zijn afdeling van ca. 450 hoogopgeleide medewerkers, door het zelfstandig uitvoeren van administratieve, ondersteunende en organisatorische taken. Je werkt nauw samen met een tweede secretaresse waarmee je de ondersteunende activiteiten voor de afdeling en de manager kunt waarnemen. Functie omschrijving Agendabeheer - Zelfstandig kunnen vaststellen van doelstelling en prioriteit van vergaderverzoeken en zelf geplande vergaderingen. - Herkennen van vergaderverzoeken waar aanwezigheid van de (A)CE (Assistent Chief Engineer) noodzakelijk is, waar vervanging mogelijk is en waar geen deelname noodzakelijk is. - Verifiëren van de deelnemerslijst aan vergaderingen gegeven doelstelling en prioriteit. - Herkennen van vergaderingen waarvoor voorbereiding nodig is en hiervoor tijd reserveren in de agenda + eventuele voorbereidings (prep) vergaderingen. - Begrijpen voor welke vergaderingen een agenda en eventueel andere input vooraf opgesteld en verspreid moet worden. Indien dit achterwege blijft actie ondernemen. - Zelfstandig vergaderingen (laten) wijzigen gegeven prioriteiten en verplichtingen. Emailbeheer - E-mails en presentaties lezen en bepalen welke door de CE met voorrang gelezen en eventueel behandeld moeten worden. - Begrijpen welke e-mails / onderwerpen feitelijk door anderen kunnen worden beantwoord rekening houdend met de rol van medewerkers en de zwaarte van de onderwerpen. Medewerkers hierop aansturen. - Begrijpen welke e-mails zelfstandig kunnen worden afgewerkt namens de CE. Hierop zelf actie ondernemen. - E-mailbeheer via de centrale secretaresse mailbox voor Product Development. Hier worden vragen/opmerkingen van medewerkers behandeld vwb reizen/urenregistratie etc. Zakenreizen - Zakenreizen boeken voor CE'er en de afdeling volgens de geldende procedures en rege...