Contractbeheerder Lead Buyer Fysiek

Logo Gemeente AmsterdamLogo Gemeente Amsterdam Contractbeheerder Lead Buyer Fysiek Vast Uren per week 32-36 uur Plaatsingdatum Vacaturenummer CA10062245 Werk- en denkniveau MBO Salarisniveau € 3.246,- tot € 5.096,- Aantal fte 2 Sluitingsdatum Uren per week 32-36 uur Plaatsingdatum Vacaturenummer CA10062245 Werk- en denkniveau MBO Salarisniveau € 3.246,- tot € 5.096,- Sluitingsdatum Aantal fte 2 • Contractbeheerder Lead Buyer Fysiek • Het bieden van advies en ondersteuning in het aanmaken van contracten in het nieuwe financiële systeem AFIS • Het bewaken en vastleggen van de financiële voortgang van inkopen en uitgaven in het Fysieke domein. (ATB) • Het geven van toelichting en uitleg over het (juiste) gebruik van het financiële systeem aan de interne organisatie. De functie In de functie van Contractbeheerder Lead Buyer Fysiek ben je verantwoordelijk voor het administratief op orde hebben van onze uitgaven in het Fysieke domein. Zo ondersteun je als contractbeheerder de interne gebruikers waaronder onze opdrachtgevers, projectorganisaties, inkoopadviseurs en contractmanagers in het inkoop- en contractmanagementproces. Met welke opgaven en processen je gaat werken, is afhankelijk van het aanbod op dat moment en hoe snel je werkzaamheden oppakt. Wat vaststaat is dat er veel afwisseling is in het werk. Zo kun je betrokken zijn bij het vastleggen van inkooptrajecten en beoordelen of deze voldoen aan het Gemeentelijk beleid, maar ook bij het monitoren en bewaken van een overeenkomst van één van onze projecten in de openbare ruimte. Het kan ook voorkomen dat niet duidelijk is hoe iets moet worden vastgelegd in het financiële systeem door gebruikers, ook dan ben jij de aangewezen persoon om hierin te adviseren en ondersteuning te bieden. Je vervult daarmee een essentiële rol in het inzichtelijk maken van de uitgaven van de Gemeente Amsterdam. Daarnaast zijn wij binnen Amsterdam sinds 1,5 jaar een nieuw financieel systeem aan het implementeren en daar komen de nodige uitdagingen bij kijken, zoals bijv. de integratie van bestaande contracten naar het nieuwe systeem en diverse werkprocessen van het fysieke domein te vertalen binnen het systeem. Kunnen wij jouw expertise en flexibiliteit inzetten om dit tot een succes te maken? Voel jij de verantwoordelijkheid om contracten juist in een systeem te krijgen en betalingen soepel te laten verlopen? Kun jij dat soort druk/precisie aan? Dan zoeken wij jou! Dit doe je op een gemiddelde dag • Je bewaakt en legt de financiële voortgang van inkopen en uitgaven in het financiële systeem vast voor Fysieke domein; • Je controleert op juistheid en volledigheid van ingediende overeenkomsten en signaleert onvolkomenheden aan de verantwoordelijke contractmanager of indiener; • Je geeft toelichting en uitleg aan de interne organisatie, en opdrachtgevers en projecten over het gebruik van het financiële systeem en de onderliggende overeenkomsten; • Het bieden van advies en ondersteuning in het toewijzen van beschikbare stadsbrede overeenkomsten aan de interne organisatie. • Je bent bijvoorbeeld meer dan welkom om mee te denken over het inrichten van efficiënte werkprocessen binnen ons team. Hier ga je aan de slag We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega's zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega's, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom! Bij ons Ingenieursbureau werken 1.300 collega's aan impactvolle projecten in grond-, weg- en waterbouw. Wij realiseren projecten van idee tot en met uitvoering, en zijn voor de gemeente dé partner als het gaat om inkoop en techniek. Mede dankzij jouw uitgebreide marktkennis en expertise op het gebied van inkoop, aanbesteden en contracten in de GWW- en bouwsector en ingenieurs- en architectendiensten blijft het Ingenieursbureau dé innovatieve inkooppartner voor de gemeente. Het team: Inkoop en Advies Het team bestaat uit de vakgroepen inkoopadvies, contractmanagement, categoriemanagement, het aanbestedingsteam en het contractbeheerteam, directieadvies en juridisch advies. Je werkt als Contractbeheerder Lead Buyer Fysiek binnen en namens team Inkoop & Advies mee aan de inkoop en aanbestedingstrajecten voor de openbare ruimte en je zorgt ervoor dat de juiste contracten tot stand komen. Team Inkoop & Advies bestaat uit ruim 80 personen. Voorbeelden van projecten: Projecten waar je aan werkt variëren van nieuwbouw- en onderhoudsprojecten voor civiele werken als bruggen, tunnels en parkeergarages. Waarvan de contractvormen onder andere UAV en UAV-GC betreffen. Ook utiliteitsbouw (met de STABU als contractvorm) voor onder andere sportvelden, schoolgebouwen, zwembaden, theaters en musea behoren tot de variatie van inkooptrajecten. Daarnaast behoren de assets in de Grond- Weg- en Waterbouw (GWW), als verhardingen, openbare verlichting en groen, ook tot het werkveld. De ene keer gaat het over het aanbesteden van ingenieursdiensten, de andere keer vragenhet onderhoud van woonwagens, kademuren en tennisbanen om renovatie en nieuwbouw. Dit breng je mee Voor deze functie Contractbeheerder beschik je over: • Een afgeronde mbo-opleiding (minimaal niveau 4). • Kennis van AFiS • Minimaal 4 jaar ervaring in een administratieve of ondersteunende functie; • Zeer goede beheersing van het MSOffice pakket en nadrukkelijk van Outlook en Excel en affiniteit met het werken met diverse data systemen; • Affiniteit met het ontwikkelen, overzien en inrichten van processen. Aan competenties breng je mee: • Je hebt sterke communicatieve vaardigheden, zowel verbaal als op schrift; • Je bent proactief, zelfstandig, collegiaal, kunt goed samenwerken in teamverband en hebt een klantgerichte en doortastende instelling; • Je bent sterk in plannen, organiseren, structuur aanbrengen; • Je werkwijze kenmerkt zich door een grote mate van accuratesse en flexibiliteit; • Je laat je niet uit het veld slaan bij weerstand. Dit bieden we jou Als Contractbeheerder Lead Buyer Fysiek kom je ons minimaal 32 en maximaal 36 uren per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden. • Een bruto maandsalaris van minimaal € 3.246,- tot maximaal € 4.556,- (schaal 8) of van minimaal € 3.568,- tot maximaal €5.096,- (schaal 9). Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt. • Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam. • Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je overgeplaatst. • Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen. • Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen. • Een pensioenregeling via ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs. Wij betalen 70% van jouw pensioenpremie. • Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt. • Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per werkdag dat je thuis werkt. • Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.