Bestuurssecretaresse

ya JOB-3352777 Je komt te werken in een dynamische bestuursomgeving waarin je de burgemeester en een wethouder ondersteunt op secretarieel, organisatorisch en administratief gebied. Je zorgt ervoor dat zij hun rol optimaal kunnen vervullen en hun tijd efficiënt en effectief kunnen inzetten. Je organiseert correspondentie, stemt agenda’s zorgvuldig af en filtert informatie, vragen en documenten zodat alles soepel verloopt. Daarbij speel je flexibel in op ad-hocsituaties, bewaak je deadlines en denk je actief mee over verbeteringen in processen. Je werkt nauw samen met drie collega-bestuurssecretaresses. Samen vormen jullie een hecht team waarin je elkaar aanvult en ondersteunt. Daardoor ben je goed op de hoogte van wat er speelt binnen de gemeente en de organisatie. Geen dag is hetzelfde en juist die afwisseling past goed bij jou. Wat ga je doen - Je ondersteunt de burgemeester en een wethouder op secretarieel, organisatorisch en administratief gebied. - Je organiseert en structureert alle digitale correspondentie en informatiestromen. - Je beheert complexe agenda’s en stemt afspraken zorgvuldig af. - Je bereidt afspraken en vergaderingen voor en zorgt dat vergaderstukken compleet zijn. - Je reserveert ruimtes, materialen en IT-faciliteiten voor bijeenkomsten en overleggen. - Je plant en organiseert vergaderingen en bijeenkomsten. - Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor het plannen van afspraken met de wethouders. - Je staat interne collega’s, inwoners en ondernemers te woord en maakt een goede afweging bij verzoeken om afspraken. - Je bewaakt deadlines en schakelt snel bij onverwachte of urgente situaties. - Je kijkt kritisch mee in processen en draagt proactief verbeteringen aan. Over jou - Je bent een organisatietalent met een frisse, open blik en een integere persoonlijkheid. - Je denkt altijd een stap vooruit en weet goed overzicht te bewaren. - Je voelt je prettig in een omgeving met veel verschillende contacten, zowel intern als extern. - Je houdt van a.