Administratief Ondersteuner Team

Participatiebaan: Administratief Ondersteuner Team Commissies en Klachten Functietype : Onderwijsondersteunend/staf Organisatieonderdeel : Dienst Onderwijs, Onderzoek en Dienstverband: In eerste instantie een tijdelijk dienstverband. Hierna is er de mogelijkheid tot een hernieuwd arbeidscontract De functie van Administratief Ondersteuner team commissies en klachten is als participatiebaan beschikbaar voor de doelgroep Wet Banenafspraak. Je staat dus in het doelgroepenregister van het UWV vermeld . De banenafspraak is een afspraak tussen het kabinet en werkgevers om te zorgen voor extra banen voor mensen met een ziekte of handicap. Deze afspraak is gemaakt zodat iemand die niet zelfstandig het minimumloon kan verdienen, met ondersteuning bij een gewone werkgever aan het werk kan. Leeshier of je in aanmerking komt. Heb je twijfels of vragen, bel dan gerust eerst eens Nicole van Dijk via telefoonnummer of via telefoonnummer . In deze functie ondersteun je de examencommissie en de opleidingscommissie bij het organiseren, voorbereiden en verwerken van hun werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat informatie goed wordt verzameld, afspraken worden gepland en dat documenten en verzoeken op de juiste plek terechtkomen. Je werkt met verschillende digitale systemen en je hebt contact met interne collega's. Het gaat om een zorgvuldig en gestructureerd takenpakket waarin nauwkeurigheid belangrijk is. Je werkt grotendeels vanuit huis. In de inwerkperiode werk je gedeeltelijk op locatie in Haarlem. De eerste drie weken is dit maximaal twee dagen per week op locatie en dit gaat in overleg met de werkbegeleider. Wanneer je vanuit huis werkt, heb je contact met jouw werkbegeleider via Microsoft Teams. Dit kan op vaste afgesproken momenten, maar ook tussendoor wanneer je ergens tegenaan loopt of vragen hebt. Je kunt dus laagdrempelig overleggen of even contact opnemen als dat nodig is. Je maakt samen afspraken hoe dit prettig met elkaar in te richten. De werktijden worden in overleg met elkaar afgestemd en kunnen worden aangepast aan wat voor jou haalbaar is en wat prettig werkt. Ook pauzes worden samen afgestemd, zodat er ruimte is voor een werkritme dat past bij jouw belastbaarheid en manier van werken. In goed overleg en afhankelijk van jouw inbreng en ervaring, zou je onderstaande taken kunnen uitvoeren: • Je beheert de mailbox van de examencommissie en de opleidingscommissie • Je plant vergaderingen en hoorzittingen in met betrokkenen • Je reserveert vergaderruimtes via het interne reserveringssysteem • Je verstuurt uitnodigingen voor vergaderingen en hoorzittingen • Je ondersteunt bij het opvragen van (extra) informatie voor een te behandelen verzoek • Je stemt via e-mail en Microsoft Teams af met collega's over lopende werkzaamheden en afspraken. • Je werkt met digitale systemen: • Je werkt met Outlook voor e-mail en agenda • Je werkt met Microsoft Teams om contact te hebben met collega's en deel te nemen aan online overleggen • Je werkt met Microsoft Office (Word en Excel). • Je leert werken met systemen zoals het examencommissieregistratiesysteem (ECRS) en het reserveringssysteem Iris. • Je leert wanneer nodig werken met verschillende digitale systemen om informatie in te voeren, te verwerken en terug te vinden. Mogelijke uitbreiding van het takenpakket: Afhankelijk van jouw ervaring, ontwikkeling en interesse kunnen op termijn extra werkzaamheden aan jouw takenpakket worden toegevoegd, zoals: • Ondersteunen bij het voorbereiden van verzoeken en deze doorzetten in het examencommissieregistratiesysteem (ECRS). Als je enthousiast bent geworden van de beschreven werkzaamheden, dan nodigen we je van harte uit om vrijblijvend met ons in contact te komen. Samen kunnen we dan onderzoeken wat voor jou een mooi takenpakket is en wat wij kunnen doen om dit samen met jou te laten slagen. • Je staat in het doelgroepenregister van het UWV vermeld. Indien dit niet het geval is, kom je niet in aanmerking voor deze functie • Je hebt minimaal mbo-4 werk- en denkniveau, bij voorkeur hbo werk- en denkniveau (een diploma is niet verplicht) • Je kunt zorgvuldig en nauwkeurig werken en gaat verantwoordelijk om met informatie en communicatie. • Je kunt uiteindelijk, na een goede inwerkperiode, gestructureerde taken zelfstandig uitvoeren en weet wanneer je ondersteuning of uitleg nodig hebt van je werkbegeleider en vraagt hier dan om • Je heb basisvaardigheden in het werken met Microsoft Office (Outlook, Word en Excel) en je bent bereid om nieuwe systemen te leren (zoals het examencommissieregistratiesysteem (ECRS) en het reserveringssysteem Iris) • Je kunt werken in een hybride werkomgeving (voornamelijk thuiswerken) en bent in staat om digitaal contact te onderhouden en samen te werken via Microsoft Teams Afhankelijk van jouw ontwikkeling kunnen taken aangepast of uitgebreid worden. We gaan daarover graag met je in gesprek. • Het betreft in eerste instantie een proefplaatsing met behoud van uitkering. Tijdens de proefplaatsing wordt onderzocht in hoeverre de functie past bij jouw mogelijkheden. Ook wordt gekeken naar mogelijke aanpassingen om de functie (indien nodig) passender te maken. Indien zowel jij als wij de proefplaatsing positief ervaren, dan bieden we jou een contract van minimaal 6 maanden aan. Deze functie kan voor langere tijd worden ingevuld. • Een vast aanspreekpunt op de werkplek. Deze persoon werkt je in en blijft beschikbaar voor begeleiding en het beantwoorden van vragen over jouw werk. • Een baan die past bij jouw talenten, jouw manier van werken en jou als persoon. Een baan waarin een duidelijk passend takenpakket komt en waar je de begeleiding en coaching krijgt die je nodig hebt om uiteindelijk jouw functie goed uit te kunnen voeren. • De mogelijkheid om je werkzaamheden rustig op te bouwen. Uren kunnen bijvoorbeeld in overleg worden opgebouwd. We gaan stap voor stap en we breiden op jouw tempo uit. • Een bruto maandsalaris binnen schaal 5 (€2.697,03 - €3.616,48) bij een fulltime dienstverband (wij kennen een 36-urige werkweek). De functie wordt op functie-inhoud en niveau op maat voor jou samengesteld. Jouw inschaling is afhankelijk van jouw werkpakket, ontwikkelde vaardigheden en opleiding. • Een werkweek van 16 - 24 uur per week. De uren kunnen in de proefplaatsing opgebouwd worden en de werkdagen zijn bespreekbaar. • Een goed te bereiken werkplek in Haarlem. Alle gemaakte reiskosten met openbaar vervoer worden 100% vergoed. Je ontvangt een NS Businesscard. Reis je af en toe met eigen vervoer, weet dan dat je hierin beperkt vergoed wordt. De reiskosten vergoeding ontvang je ook tijdens je proefplaatsing, indien van toepassing. • Indien jouw proefplaatsing wordt omgezet naar een aanstelling bij Inholland, dan kun je gebruik maken van alle arbeidsvoorwaarden die onze hogeschool te bieden heeft. Onze hogeschool volgt de cao hbo, een uitstekend pakket aan primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. Bekijk hier de volledige arbeidsvoorwaarden van Inholland. Je komt te werken binnen het team Commissies en Klachten binnen de faculteit Natuur en Techniek. Binnen dit team worden de examencommissie en de opleidingscommissie ondersteund in hun werkzaamheden. De examencommissie bewaakt de kwaliteit van toetsen, examens en diplomaverlening en behandelt verzoeken en vragen rondom toetsing en beoordeling. De opleidingscommissie adviseert over de kwaliteit van de opleiding en het onderwijs en denkt mee over onderwerpen zoals onderwijsuitvoering, onderwijsinhoud en studiebegeleiding. Het team bestaat uit 19 collega's, de onderlinge sfeer is informeel en collegiaal en je krijgt begeleiding van een vaste werkbegeleider. Deze collega helpt je bij het inwerken, beantwoordt vragen en ondersteunt je in het uitvoeren van je werkzaamheden. Een eerste terugkoppeling kun je na de zomervakantie van ons verwachten. We gaan direct met jou onderzoeken of dit jouw nieuwe baan kan worden. We sluiten de vacature wanneer we een match hebben gevonden of uiterlijk 6 september. Kom je in aanmerking voor de functie? Dan vindt er een eerste selectiegesprek plaats bij onze externe partner voor de banenafspraak: stichting Jobstap. Bij de eerste kennismaking mag je iemand meenemen voor het gesprek. Bij gebleken geschiktheid vindt er een kennismaking plaats op locatie bij Inholland. Dan verwelkomen we je graag zo spoedig mogelijk in ons team. Heb je vragen of misschien ben je nieuwsgierig geworden naar de werkomgeving? Neem dan eens contact op met onze adviseurs banenafspraak en loopbaanontwikkeling. Zij kunnen jouw inhoudelijke vragen beantwoorden over de invulling van deze functie: Nicole van Dijk: of : • Nicole is bereikbaar tot en met 23 juli en vanaf 1 september • Annemarie is bereikbaar vanaf 17 augustus Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aanvraag maakt onderdeel uit van de werving en selectieprocedure. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Vragen over het wervingsproces? Neem dan contact op met jouw wervingsadviseur: